5 ERREURS QUI FONT PERDRE DU TEMPS AVANT UN CONGRES SCIENTIFIQUE

Je me souviens encore de ces nuits blanches avant mes congrès. Cette course contre la montre pour finaliser mes posters, ces allers-retours avec l'imprimeur, ces slides refaites à la dernière minute parce que "quelque chose ne va pas" sans vraiment savoir quoi. À l'époque, j'aurais donné n'importe quoi pour gagner ne serait-ce que quelques heures de sommeil.

Aujourd'hui reconvertie dans le design graphique, je réalise à quel point certaines erreurs m'ont fait perdre un temps précieux. Des erreurs que je vois encore régulièrement chez les chercheurs que j'accompagne, et qui pourraient être facilement évitées.

Voici les 5 pièges dans lesquels vous ne devez plus tomber.

1. Attendre la dernière minute pour choisir le format d'impression

Le piège : Vous finalisez votre poster à J-2, et c'est seulement en contactant l'imprimeur que vous découvrez qu'il ne fait pas le format A0 vertical, ou que les délais de livraison sont de 5 jours ouvrés.

Pourquoi ça fait perdre du temps : Vous devez soit refaire entièrement votre mise en page, soit chercher un autre imprimeur en urgence (souvent plus cher), soit revoir toute votre composition graphique pour l'adapter.

L'astuce pratique : Vérifiez les contraintes techniques avant même de commencer votre design :

• Format exact accepté par le congrès (A0, A1, personnalisé ?)

• Orientation (portrait/paysage)

• Délais et tarifs de plusieurs imprimeurs

• Format de fichier demandé (PDF, résolution minimale)

Je vous recommande d'avoir cette information au moins 3 semaines avant le congrès.

2. Négliger la hiérarchie visuelle dès le départ

Le piège : Vous écrivez tout votre contenu dans PowerPoint ou Word, puis vous essayez de "le rendre joli". Résultat : vous passez des heures à déplacer des blocs, agrandir des titres, chercher la bonne police... sans jamais être satisfait du résultat.

Pourquoi ça fait perdre du temps : Sans structure visuelle claire dès le départ, vous multipliez les versions, demandez l'avis de 10 collègues différents, et refaites sans cesse votre mise en page.

L'astuce pratique : Avant de concevoir quoi que ce soit, posez-vous ces questions :

• Quelle est L' information principale que je veux transmettre ?

• Quels sont mes 3 messages clés ?

• Quel est le parcours visuel logique ? (de gauche à droite, de haut en bas ?)

Faites un croquis rapide sur papier de votre structure avant de vous lancer dans le logiciel. Cette étape de 15 minutes peut vous économiser des heures de restructuration.

3. Traiter les figures comme une étape finale

Le piège : Vous insérez vos graphiques et images à la fin, en vous disant "j'adapterai la taille selon la place restante". Sauf que vos figures sont illisibles, les légendes ne passent pas, ou les couleurs jurent avec le reste.

Pourquoi ça fait perdre du temps : Vous devez refaire vos graphiques avec des polices plus grandes, régénérer vos images dans une meilleure résolution, ou tout réorganiser parce que vos visuels prennent plus de place que prévu.

L'astuce pratique : Préparez vos figures avant la mise en page :

• Exportez-les en haute résolution (minimum 300 dpi pour l'impression)

• Uniformisez les polices et tailles de texte

• Utilisez une palette de couleurs cohérente et accessible

• Vérifiez que les légendes sont lisibles à distance (règle générale : texte minimum 20-24 pt pour un poster)

Gardez aussi vos fichiers sources (R, Python, Prism...). Vous aurez probablement besoin d'ajuster quelque chose.

4. Ignorer les contraintes de lisibilité à distance

Le piège : Votre poster est magnifique sur votre écran 15 pouces... mais totalement illisible à 1,5 mètre de distance lors du congrès. Vous vous en rendez compte seulement en arrivant sur place.

Pourquoi ça fait perdre du temps : Il est trop tard pour réimprimer. Vous passez votre temps à expliquer oralement ce qui devrait être visible, et vous perdez l'opportunité d'interactions intéressantes.

L'astuce pratique : Testez la lisibilité en conditions réelles :

• Imprimez une version A4 et reculez-vous de 2-3 mètres

• Taille minimale pour un poster A0 : titre 85-100 pt, sous-titres 48-60 pt, corps de texte 28-32 pt

• Pour des slides : testez en mode présentation, pas en mode édition

• Demandez à un collègue non-spécialiste de lire votre poster en 2 minutes et de vous dire ce qu'il a retenu

Tip I wish I had known: take a photo of your poster with your phone and look at it in thumbnail view. If you can't read anything, it means the visual hierarchy isn't clear enough.

5. Multiplier les versions sans validation intermédiaire

Le piège : Vous travaillez seul dans votre coin pendant des jours, puis vous envoyez votre poster "presque fini" à votre directeur de thèse à J-3. Il vous demande de tout restructurer.

Pourquoi ça fait perdre du temps : Refaire une mise en page complète en 48h, c'est la recette parfaite pour la crise de nerfs et les nuits blanches. Sans compter que vous risquez de bâcler la fin par manque de temps.

L'astuce pratique : Adoptez une validation par étapes :

• Étape 1 (J-21) : Validez le contenu et la structure avec votre superviseur (format texte simple)

• Étape 2 (J-14) : Montrez une première ébauche visuelle (même avec des images de placeholder)

• Étape 3 (J-7) : Version quasi-finale pour relecture

• Étape 4 (J-3) : Derniers ajustements mineurs uniquement

Cette approche évite les mauvaises surprises et permet à chacun d'anticiper.

En résumé : votre checklist anti-stress

✅ 3 semaines avant : Vérifier les contraintes techniques et les délais d'impression

✅ 2-3 semaines avant : Faire valider la structure et le contenu

✅ 2 semaines avant : Préparer toutes les figures en haute résolution

✅ 1 semaine avant : Tester la lisibilité en conditions réelles

✅ 5 jours avant : Version finale envoyée à l'impression

Pourquoi ces astuces fonctionnent

Parce qu'elles viennent de quelqu'un qui est passé par là. J'ai vécu ces rushes de dernière minute, ce stress des congrès qui s'empile sur celui des manips et de la rédaction. Aujourd'hui, avec mon regard de designer, je vois clairement où se situent les pertes de temps évitables.

Le design n'est pas qu'une question d'esthétique : c'est avant tout une méthode pour structurer l'information et gagner du temps. Quelques heures investies en amont dans une bonne organisation vous éviteront des jours de galère.

Et franchement, après avoir passé des mois sur vos recherches, vous méritez de présenter vos résultats dans les meilleures conditions, sans avoir à sacrifier votre sommeil ou votre santé mentale.

Vous vous retrouvez dans ces situations ? 

Téléchargez la checklist complète pour ne plus rien oublier avant votre prochain congrès. Parce que votre temps est précieux et devrait être consacré à ce qui compte vraiment : votre science.